Jak sformatować pracę dyplomową w Wordzie: marginesy, interlinia, spis treści i numeracja stron

Treść masz napisaną, a praca i tak wygląda źle: spis treści rozjeżdża się przy każdej poprawce, numery stron zaczynają się w złym miejscu, a akapity raz mają wcięcie, raz nie. To nie jest problem z pisaniem, tylko z tym, że dokument nigdy nie został ustawiony od podstaw.

Poniżej masz siedem kroków, po których Word robi formatowanie za Ciebie. Kolejność jest celowa: jeżeli zrobisz krok 5 przed krokiem 6, spis treści powstanie sam. Jeżeli odwrotnie — będziesz go poprawiał ręcznie do końca pisania. Zanim zaczniesz, otwórz wytyczne dyplomowania swojego wydziału: ogólnopolskiego wzoru nie ma, a różnice między uczelniami są większe, niż się wydaje.

Krok 1. Znajdź parametry, które obowiązują właśnie Ciebie

Nie ma jednego standardu. Żeby pokazać skalę rozbieżności, zestawiam dwa realne dokumenty uczelniane, oba dostępne publicznie.

Zwróć uwagę na jedną rzecz, którą łatwo przeoczyć: UR mówi o marginesie wewnętrznym, a nie lewym. To nie jest to samo ustawienie w Wordzie i wrócimy do tego w kroku 2.

Skąd wziąć swoje liczby? Kolejność jest zawsze ta sama: regulamin dyplomowania wydziału, potem wytyczne albo zarządzenie na stronie uczelni, potem wzór strony tytułowej w załącznikach, a na końcu sylabus seminarium. Sama ustawa nie reguluje ani czcionki, ani marginesów — określa tylko, czym praca dyplomowa jest i kiedy jest wymagana, co rozkładamy w tekście o tym, czy praca licencjacka jest obowiązkowa.

Rezultat kroku 1: masz na kartce siedem liczb — format, czcionkę, stopień pisma, interlinię, cztery marginesy, wcięcie i pozycję numeru strony.

Krok 2. Ustaw rozmiar strony i marginesy, zanim wpiszesz cokolwiek

Marginesy ustawiasz raz, na całym dokumencie: karta Układ → Marginesy → Marginesy niestandardowe. Wpisz wartości z kroku 1 i zatwierdź, wybierając zastosowanie „do całego dokumentu”.

Jeżeli Twoja uczelnia — jak UR — podaje margines wewnętrzny zamiast lewego, to znak, że praca ma być drukowana dwustronnie i oprawiona. W tym samym oknie zmień wtedy Wiele stron na Marginesy lustrzane. Pola „lewy” i „prawy” zamienią się na „wewnętrzny” i „zewnętrzny”, a szerszy margines będzie automatycznie po stronie zszycia — raz z lewej, raz z prawej. Przy druku jednostronnym zostaw ustawienie zwykłe i wpisz szerszą wartość jako margines lewy.

Rezultat kroku 2: tekst ma właściwą szerokość kolumny, więc wszystko, co policzysz dalej (liczba stron, łamanie tabel), już się nie zmieni.

Krok 3. Zmień styl Normalny, a nie zaznaczony tekst

Najczęstszy błąd w pracach dyplomowych: student zaznacza cały tekst i zmienia czcionkę ręcznie. Działa to dokładnie do momentu, w którym wkleisz coś z internetu albo dopiszesz nowy rozdział.

Zrób inaczej. Na karcie Narzędzia główne kliknij prawym przyciskiem styl Normalny w galerii stylów i wybierz Modyfikuj. Ustaw tam czcionkę i stopień pisma z kroku 1, a przez przycisk Format → Akapit — interlinię, justowanie i wcięcie pierwszego wiersza. Od tej chwili każdy nowy akapit dziedziczy te ustawienia sam.

Krok 4. Wcięcie akapitu ustaw wartością, nie tabulatorem

Wcięcie 1,0 cm wpisujesz w oknie Akapit, w polu Specjalne → Pierwszy wiersz, i podajesz wartość. Nie rób tego tabulatorem ani spacjami: przy zmianie marginesów albo stopnia pisma tabulator zostaje tam, gdzie był, a wcięcie zdefiniowane w stylu przesuwa się razem z tekstem.

Druga zasada z wytycznych Politechniki Poznańskiej brzmi wprost: „Akapity rozpoczynamy wcięciem o wartości 1 cm. Nie robimy dodatkowych odstępów pomiędzy kolejnymi akapitami”. Czyli albo wcięcie, albo pusta linia między akapitami — nigdy jedno i drugie. Odstępy przed i po akapicie ustaw na zero w tym samym oknie.

Rezultat kroku 4: tekst główny wygląda tak samo od pierwszej do ostatniej strony, niezależnie od tego, ile razy będziesz go jeszcze przestawiał.

Krok 5. Nadaj nagłówkom style — to jest krok, który decyduje o wszystkim dalej

Tytuł rozdziału nie jest „pogrubionym większym tekstem”. Ma być akapitem w stylu Nagłówek 1, podrozdział — Nagłówek 2, punkt niższego rzędu — Nagłówek 3. Zaznaczasz tytuł i klikasz odpowiedni styl w galerii na karcie Narzędzia główne. Wygląd tych stylów modyfikujesz tak samo jak stylu Normalny w kroku 3 — na przykład na Times New Roman 14 pkt z kapitalikami, jeśli tego wymaga Twój wydział.

Dokumentacja Microsoftu mówi o tym bez ogródek przy okazji spisu treści: gdy pozycji w spisie brakuje, przyczyną jest brak stylu nagłówkowego, a rozwiązaniem — zaznaczenie tekstu nagłówka i wybranie Strona główna → Style → Nagłówek 1.

Ten jeden krok daje Ci za darmo cztery rzeczy: automatyczny spis treści, okienko nawigacji do skakania po rozdziałach, poprawną strukturę w wyeksportowanym PDF-ie i możliwość zmiany wyglądu wszystkich tytułów jednym kliknięciem.

Krok 6. Wstaw automatyczny spis treści

Instrukcja Microsoftu jest jednozdaniowa: „Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać spis treści. Przejdź do Odwołania > spisu treści i wybierz styl automatyczny”. Spis powstaje z nagłówków, które nadałeś w kroku 5.

Po każdej większej zmianie odśwież go: kliknij spis prawym przyciskiem i wybierz Aktualizuj pole, a następnie „aktualizuj całość”, jeśli zmieniły się tytuły, albo „tylko numery stron”, jeśli tekst tylko się przesunął. Wytyczne Politechniki Poznańskiej dodają praktyczną radę, żeby spis treści (podobnie jak wstęp i zakończenie) modyfikować po napisaniu całej pracy — automatyczny spis czyni to wykonalnym.

Rezultat kroku 6: spis treści przestaje być osobnym plikiem do pilnowania.

Krok 7. Strona tytułowa i numeracja od właściwej strony

Strona tytułowa prawie zawsze ma osobny wzór — UR odsyła do załącznika nr 1 do swoich wytycznych, Politechnika Poznańska podaje układ opisowo: od góry nazwa uczelni i kierunek, dalej „Praca dyplomowa magisterska / inżynierska”, tytuł pracy zgodny z kartą pracy, autor nieco poniżej środka strony, promotor u dołu po prawej i na samym dole miejscowość z rokiem. Nie projektuj jej sam — pobierz wzór wydziałowy i wypełnij.

Zostaje numeracja. Politechnika Poznańska zastrzega, że strona tytułowa „nie jest liczona ani numerowana”, a UR wymaga numeru u dołu strony, wyrównanego do zewnętrznego marginesu — czyli raz z lewej, raz z prawej, co przy marginesach lustrzanych z kroku 2 Word zrobi sam, jeśli w stopce włączysz Inne na stronach parzystych i nieparzystych.

Numer wstawiasz przez Wstawianie → Numer strony → Dół strony. Żeby nie pojawił się na stronie tytułowej, w karcie Nagłówek i stopka zaznacz Inne na pierwszej stronie — to opcja, którą pomoc Microsoftu wskazuje dla usunięcia numeru z pierwszej strony i dla rozpoczęcia numeracji od strony trzeciej przy druku dwustronnym.

Czego lepiej nie robić

• Nie wymuszaj nowej strony Enterem. Użyj podziału strony (Ctrl+Enter). Przy pierwszej poprawce tekstu puste akapity przesuną się w środek rozdziału.
• Nie „rozciągaj” tekstu. Politechnika Poznańska wprost zakazuje manipulowania odstępami między literami i między wyrazami. Objętość robi się treścią, nie interlinią.
• Nie mieszaj wcięcia z pustą linią — patrz krok 4.
• Nie wstawiaj podpisów tabel i rysunków jako zwykłego tekstu. Podpis tabeli idzie nad tabelą, podpis rysunku pod rysunkiem, oba mniejszą czcionką — u PP o jeden punkt mniejszą od podstawowej. Jeżeli wstawisz je jako podpisy Worda, wykaz tabel i rysunków, którego wymaga na przykład UR, wygeneruje się automatycznie.
• Nie zostawiaj jednostki oderwanej od liczby. Między wartością a jednostką wstaw twardą spację (Ctrl+Shift+spacja).
• Nie formatuj bibliografii ręcznie. Opisy bibliograficzne w APA albo PN-ISO 690 składa za ciebie menedżer bibliografii, a Word wstawia gotową listę — porównujemy je w zestawieniu menedżerów bibliografii dla polskiego studenta.

Ile to zajmuje ręcznie, a ile z gotowym dokumentem

Ustawienie stylów, marginesów, spisu treści i numeracji od zera zajmuje zwykle jedno popołudnie i wraca do Ciebie przy każdej większej poprawce. Tesify prowadzi pracę rozdział po rozdziale w strukturze, która ma już poprawną hierarchię nagłówków i spójne przypisy, więc gdy eksportujesz tekst do Worda, spis treści i wykazy generują się od razu. Zacznij pisać pracę w Tesify i zajmij się treścią, a nie odstępami.

Formatowanie to ostatni etap, ale ustawia się je na początku. Jeśli dopiero zaczynasz i nie masz jeszcze pierwszego rozdziału, zacznij od tekstu, który otwiera pracę — rozkładamy go na czynniki w poradniku o tym, jak napisać wstęp do pracy dyplomowej. Jeżeli masz już wyniki i zastanawiasz się, jak ubrać tabele w tekst, przyda się tekst o tym, jak zamienić tabele w gotowy rozdział z wynikami.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka czcionka jest wymagana w pracy dyplomowej?

Nie ma normy ogólnopolskiej. Uniwersytet Rzeszowski wymaga Calibri 12 pkt, Politechnika Poznańska w cytowanych wytycznych posługuje się Times New Roman (14 pkt Bold w tytułach rozdziałów, 13 pkt Bold w podrozdziałach, ok. 12 pkt w tekście). Decyduje dokument Twojego wydziału.

Jakie marginesy ustawić w pracy licencjackiej?

Zależnie od uczelni. UR: górny 2,5, dolny 2,5, wewnętrzny 3,5 cm. Politechnika Poznańska: lewy 3–3,5, prawy 2–2,5, górny i dolny 2,5 cm. Wspólna zasada jest jedna — margines od strony zszycia jest szerszy.

Czym różni się margines wewnętrzny od lewego?

Margines lewy jest zawsze po lewej stronie kartki. Margines wewnętrzny to ten od strony oprawy, więc na stronach nieparzystych wypada z lewej, a na parzystych z prawej. Włącza się go opcją „Marginesy lustrzane” i ma sens tylko przy druku dwustronnym.

Jaka interlinia obowiązuje w pracy dyplomowej?

Najczęściej 1,5 wiersza (tak podaje UR). Politechnika Poznańska dopuszcza przedział 1,2–1,5 wiersza, ale wymaga, żeby wartość była stała w całej pracy poza podpisami i tekstem w tabelach.

Czy strona tytułowa jest numerowana?

W wytycznych Politechniki Poznańskiej strona tytułowa nie jest ani liczona, ani numerowana. Techniczne rozwiązanie w Wordzie to opcja „Inne na pierwszej stronie” w stopce.

Dlaczego mój spis treści jest pusty albo brakuje w nim rozdziałów?

Bo te tytuły nie mają stylu nagłówkowego. Zaznacz tekst tytułu i nadaj mu styl Nagłówek 1 lub Nagłówek 2, a potem odśwież spis przez „Aktualizuj pole”.

Kiedy generować spis treści — na początku czy na końcu?

Wstaw go od razu, bo aktualizuje się jednym kliknięciem, ale jego ostateczny kształt sprawdź na końcu. Wytyczne Politechniki Poznańskiej zalecają modyfikowanie spisu treści po napisaniu całej pracy.

Czy mogę użyć szablonu pracy dyplomowej znalezionego w internecie?

Możesz, pod warunkiem że jest to szablon Twojego wydziału. Cudzy szablon przeniesie cudze marginesy i cudzy wzór strony tytułowej, a to są właśnie te elementy, które różnią się najbardziej.

Jak zrobić wykaz tabel i rysunków?

Wstawiaj podpisy funkcją podpisów Worda (podpis tabeli nad tabelą, podpis rysunku pod rysunkiem), a wykaz wygeneruje się automatycznie. UR wymaga takiego wykazu jako osobnego elementu układu pracy, obok bibliografii i streszczenia.

Czy formatowanie wpływa na ocenę pracy?

Bezpośrednio zwykle nie, ale niezgodność z wymogami wydziału bywa powodem odesłania pracy do poprawy przed przyjęciem, a to kosztuje dni przed terminem. Szczegółowe wymogi zawsze weryfikuj w regulaminie dyplomowania własnej uczelni.

Czy praca musi być drukowana dwustronnie?

To też zależy od uczelni. UR wymaga wydruku jednostronnego, a egzemplarza do teczki akt osobowych — dwustronnego, nietrwale połączonego i bez oprawy. Sprawdź to przed wydrukiem, bo od tego zależy ustawienie marginesów z kroku 2.