Co dzieje się z pracą dyplomową po obronie: dyplom w 30 dni, ORPPD i JSA

Uczelnia ma 30 dni od dnia ukończenia studiów na wydanie dyplomu, a twoja praca trafia do ogólnopolskiego repozytorium niezwłocznie po zdaniu egzaminu dyplomowego — do repozytorium, do którego ustawa daje dostęp trzem podmiotom, a nie opinii publicznej.

Poniżej komplet terminów i uprawnień wynikających z ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668, ze zm.), z podaniem jednostki redakcyjnej przy każdej informacji. Wszystko, co następuje po obronie, jest uregulowane ustawowo — i prawie nic z tego nie jest opisane w materiałach, które student dostaje przed obroną.

Co dokładnie kończy studia

Artykuł 76 ust. 1 wymienia trzy warunki, które muszą być spełnione łącznie: uzyskanie efektów uczenia się o określonej liczbie punktów ECTS, złożenie egzaminu dyplomowego oraz pozytywna ocena pracy dyplomowej. Trzeci warunek nie dotyczy jednak wszystkich.

Ustawa definiuje też, czym praca dyplomowa jest. Art. 76 ust. 2, verbatim: praca dyplomowa jest „samodzielnym opracowaniem zagadnienia naukowego, artystycznego lub praktycznego albo dokonaniem technicznym lub artystycznym, prezentującym ogólną wiedzę i umiejętności studenta związane ze studiami na danym kierunku, poziomie i profilu oraz umiejętności samodzielnego analizowania i wnioskowania”. To jedyna ustawowa definicja pracy dyplomowej i to do niej odwołują się uczelniane regulaminy. Szczegółowo rozkładamy ten przepis w tekście o tym, czy praca licencjacka jest obowiązkowa.

Art. 76 ust. 3 dodaje wymóg dotyczący promotora: na studiach drugiego stopnia i jednolitych magisterskich praca powstaje pod kierunkiem osoby posiadającej co najmniej stopień doktora.

Trzydzieści dni i cztery dokumenty

Art. 77 ust. 2 wyznacza termin i zawartość przesyłki. W terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów uczelnia wydaje absolwentowi dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz ich 2 odpisy, a na wniosek absolwenta — odpis w języku obcym.

Trzy rzeczy wynikają z tego przepisu i warto je znać, zanim minie miesiąc od obrony.

Termin biegnie od ukończenia studiów, nie od obrony. Dniem ukończenia studiów jest dzień, w którym spełnione zostały wszystkie trzy warunki z art. 76 ust. 1 — w praktyce zwykle dzień egzaminu dyplomowego, ale nie zawsze.

Odpisy przysługują z urzędu, w liczbie dwóch. Nie trzeba o nie wnioskować ani za nie dopłacać.

Odpis w języku obcym wymaga wniosku. To jedyny element przesyłki, o który trzeba wystąpić — i najtaniej zrobić to od razu, razem z odbiorem dyplomu, a nie dwa lata później, gdy pojawi się zagraniczny pracodawca.

Wzór samego dyplomu zatwierdza senat uczelni (art. 77 ust. 3), dlatego dyplomy z różnych uczelni wyglądają inaczej mimo tej samej podstawy prawnej.

Co trafia do ORPPD i kiedy

Repozytorium pisemnych prac dyplomowych, prowadzone w ramach systemu POL-on, jest opisane w art. 347. Zakres danych jest zamknięty i obejmuje osiem pozycji.

Dane wprowadzają rektorzy (ust. 3), a treść pracy trafia tam — verbatim — „niezwłocznie po zdaniu przez studenta egzaminu dyplomowego” (ust. 4). Student nie składa w tej sprawie żadnego wniosku i nie wyraża osobnej zgody: to obowiązek uczelni, nie decyzja autora.

Jest jeden ustawowy wyjątek. Zgodnie z ust. 2 w repozytorium nie zamieszcza się prac zawierających informacje podlegające ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych. To jedyne wyłączenie wskazane w tym artykule — praca objęta tajemnicą przedsiębiorstwa, ale nie klauzulą niejawności, nie mieści się w tym wyjątku i tę kwestię rozstrzyga się na poziomie uczelni.

Kto ma dostęp do ORPPD — i dlaczego to nie jest repozytorium publiczne

To jest ustalenie, które najczęściej zaskakuje. Art. 347 ust. 5 określa krąg uprawnionych wąsko i wyczerpująco, verbatim: „Dostęp do danych, o których mowa w ust. 1, przysługuje promotorowi pracy dyplomowej oraz PKA, a także ministrowi w zakresie niezbędnym do prawidłowego utrzymania i rozwoju repozytorium oraz systemów informatycznych współpracujących z tym repozytorium”.

Trzy podmioty: promotor, Polska Komisja Akredytacyjna i minister — ten ostatni wyłącznie w zakresie technicznego utrzymania systemu. Ani obywatel, ani inny student, ani pracodawca nie mają na podstawie tego przepisu wglądu w treść pracy.

Wynika stąd praktyczna konsekwencja, o którą studenci pytają najczęściej: obecność pracy w ORPPD nie jest jej publikacją. To, że pracę da się znaleźć w internecie, wynika z osobnej decyzji — uczelnianego repozytorium otwartego albo zgody autora na udostępnienie — a nie z art. 347.

Warto też odnotować, czego w ORPPD nie ma. Nie ma tam ocen pracy ani recenzji; są nazwiska promotora i recenzenta, ale nie treść ich opinii. Kontrastuje to z bazą dokumentów w postępowaniach awansowych z art. 348, w której recenzje rozpraw doktorskich i daty ich opracowania są wprost wymienione jako element bazy. Prace dyplomowe i rozprawy doktorskie są więc w systemie POL-on traktowane inaczej.

Jak Jednolity System Antyplagiatowy korzysta z repozytorium

Art. 351 ust. 1 stanowi, że JSA prowadzi minister. Ust. 3 wskazuje źródła jego bazy porównawczej: system „wykorzystuje dane zawarte w repozytorium pisemnych prac dyplomowych oraz bazie dokumentów w postępowaniach awansowych”. Ust. 4 przesądza, że korzystanie z JSA jest nieodpłatne dla uczelni, instytutów PAN, instytutów badawczych i międzynarodowych, PKA oraz RDN.

Dla piszącego pracę oznacza to jedno zdanie, które warto zrozumieć dosłownie: twoja praca po obronie staje się materiałem porównawczym dla prac pisanych po tobie. Nie jest to kara ani kontrola — to sposób, w jaki baza rośnie. Jak wygląda sam pomiar i co oznaczają współczynniki podobieństwa, opisujemy w porównaniu systemów antyplagiatowych.

Kiedy dyplom może zostać unieważniony

Art. 77 ust. 4 wskazuje rektora jako organ właściwy zarówno do wznowienia postępowania w sprawie nadania tytułu zawodowego, jak i do stwierdzenia nieważności dyplomu.

Ust. 5 opisuje przesłankę, verbatim: jeżeli w pracy dyplomowej stanowiącej podstawę nadania tytułu zawodowego osoba ubiegająca się o ten tytuł „przypisała sobie autorstwo istotnego fragmentu lub innych elementów cudzego utworu lub ustalenia naukowego, rektor, w drodze decyzji administracyjnej, stwierdza nieważność dyplomu”.

Trzy elementy tego przepisu są warte uwagi. Po pierwsze, przesłanką jest istotny fragment — a nie każde uchybienie w przypisach. Po drugie, obejmuje ona także „ustalenie naukowe”, czyli cudzy wynik, nie tylko cudzy tekst. Po trzecie, ustawa używa formy „stwierdza”, a nie „może stwierdzić”: po ustaleniu przesłanki decyzja nie jest uznaniowa. Przepis nie zawiera przy tym terminu, po którym przestawałby obowiązywać.

Dyplom poza Polską

Art. 78 reguluje uwierzytelnianie dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą. Uwierzytelnienie następuje na wniosek zainteresowanego i polega na poświadczeniu autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej uczelni.

Podział kompetencji jest wyraźny. Dyrektor NAWA uwierzytelnia dyplomy ukończenia studiów i suplementy, ich odpisy (w tym w języku obcym), duplikaty oraz zaświadczenia o ukończeniu studiów. Pozostałe dokumenty uwierzytelnia uczelnia, która je wydała, a w razie szczególnych wymagań innego państwa — dyrektor NAWA. Ust. 5 stanowi, że za uwierzytelnienie pobiera się opłatę; ustawa nie określa jej wysokości.

Czego ustawa nie rozstrzyga, a co i tak cię dotyczy

Cztery kwestie pojawiają się po obronie regularnie i żadna nie ma odpowiedzi w tekście ustawy. Warto wiedzieć z góry, że odpowiedzi trzeba szukać gdzie indziej, zamiast szukać ich w przepisie, którego tam nie ma.

Prawa autorskie do pracy. Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce reguluje obowiązek zdeponowania pracy w repozytorium, ale nie przenosi autorskich praw majątkowych na uczelnię. Kwestię pierwszeństwa uczelni w publikacji pracy dyplomowej regulują odrębne przepisy prawa autorskiego, a nie art. 347.

Możliwość późniejszego wycofania pracy z repozytorium. Art. 347 nie przewiduje takiego trybu. Nie oznacza to, że sprawa jest przesądzona w każdej sytuacji, tylko że rozwiązania trzeba szukać poza tym przepisem.

Wgląd we własną pracę po latach. Katalog uprawnionych z ust. 5 nie wymienia autora. W praktyce kopię pracy przechowuje także uczelnia w aktach studenta, i to tam prowadzi najprostsza droga — ale to praktyka, a nie uprawnienie ustawowe.

Przekształcenie pracy w artykuł naukowy. Ustawa milczy na ten temat w całości. Decyzje o współautorstwie z promotorem, kolejności autorów i zakresie przeróbki tekstu podlegają zwyczajom dyscypliny i wymaganiom konkretnego czasopisma, a nie przepisom o repozytorium.

Metodologia i ograniczenia tego zestawienia

Wszystkie przytoczone terminy, zakresy danych i uprawnienia pochodzą z jednego źródła: ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668, ze zm.), a każde ustalenie jest opatrzone jednostką redakcyjną, żeby dało się je zweryfikować w tekście jednolitym. Sposób sprawdzenia, którą wersję aktu cytujesz, opisujemy w poradniku o tym, jak cytować ustawy w pracy dyplomowej.

Nie podajemy liczby prac zgromadzonych w ORPPD ani żadnych wskaźników wewnętrznych JSA, ponieważ nie są one publikowane w formie, którą dałoby się wskazać w źródle wraz z rokiem. Liczbę prac powstających rocznie w Polsce da się natomiast oszacować pośrednio, z danych o absolwentach — pełny szereg i jego ograniczenia rozkładamy w zestawieniu o tym, ile prac dyplomowych powstaje rocznie w Polsce.

Ustawa wyznacza wyłącznie ramy. Terminy odbioru dyplomu w praktyce, tryb składania wniosku o odpis w języku obcym i zasady dostępu do uczelnianego repozytorium określa regulamin studiów oraz zarządzenia rektora twojej uczelni — i to one rozstrzygają w sprawach, których ustawa nie porusza.

Zanim przejdziesz do tego etapu, zostaje jeszcze sama obrona; bank pytań i plan przygotowania zebraliśmy w poradniku o tym, jak przygotować się do obrony. A jeżeli praca wciąż jest w toku, możesz domknąć jej strukturę w Tesify — treść merytoryczna i tak pozostaje w stu procentach twoja.

Najczęściej zadawane pytania

Ile czeka się na dyplom po obronie?

Ustawowo do 30 dni od dnia ukończenia studiów — tak stanowi art. 77 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. W tym samym terminie uczelnia wydaje suplement oraz dwa odpisy obu dokumentów.

Czy moja praca dyplomowa będzie publicznie dostępna?

Nie na podstawie ustawy. Art. 347 ust. 5 daje dostęp do danych repozytorium promotorowi, PKA oraz ministrowi w zakresie utrzymania systemu. Publiczna dostępność wynika z osobnej decyzji uczelni lub zgody autora, a nie z samego wpisu do repozytorium.

Czy muszę wyrazić zgodę na umieszczenie pracy w repozytorium?

Ustawa nie przewiduje takiej zgody. Zgodnie z art. 347 ust. 3 i 4 dane wprowadza rektor, a treść pracy trafia do repozytorium niezwłocznie po zdaniu egzaminu dyplomowego.

Czy do repozytorium trafia ocena pracy i recenzje?

Nie. Zamknięty katalog z art. 347 ust. 1 obejmuje nazwiska promotora i recenzenta, ale nie treść recenzji ani oceny. Recenzje wymienione są natomiast wprost w art. 348, dotyczącym rozpraw doktorskich.

Co z pracą objętą tajemnicą firmy, w której robiłem badania?

Ustawowe wyłączenie z art. 347 ust. 2 dotyczy wyłącznie prac zawierających informacje chronione przepisami o ochronie informacji niejawnych. Tajemnica przedsiębiorstwa nie mieści się w tym przepisie, więc tryb postępowania ustala uczelnia — ustal to z promotorem przed obroną, a nie po niej.

Ile odpisów dyplomu dostanę?

Dwa odpisy dyplomu i suplementu, wydawane razem z oryginałami. Odpis w języku obcym wydawany jest dodatkowo, ale wyłącznie na wniosek absolwenta.

Czy dyplom można unieważnić po latach?

Art. 77 ust. 5 nie zawiera terminu ograniczającego. Przesłanką jest przypisanie sobie autorstwa istotnego fragmentu lub innych elementów cudzego utworu albo ustalenia naukowego, a organem właściwym jest rektor, działający w drodze decyzji administracyjnej.

Czy praca po obronie trafia do bazy porównawczej antyplagiatu?

Tak. Art. 351 ust. 3 stanowi, że Jednolity System Antyplagiatowy wykorzystuje dane zawarte w repozytorium pisemnych prac dyplomowych oraz w bazie dokumentów w postępowaniach awansowych.

Kto uwierzytelnia dyplom do użycia za granicą?

Dyplomy, suplementy, ich odpisy i duplikaty oraz zaświadczenia o ukończeniu studiów uwierzytelnia dyrektor NAWA (art. 78 ust. 3). Pozostałe dokumenty uwierzytelnia uczelnia, która je wydała. Za uwierzytelnienie pobierana jest opłata.

Gdzie sprawdzić zasady obowiązujące na mojej uczelni?

W regulaminie studiów i w zarządzeniach rektora dotyczących dyplomowania oraz uczelnianego repozytorium. Ustawa wyznacza ramy, ale terminy odbioru dokumentów i tryb udostępniania prac w repozytorium uczelnianym są uregulowane wewnętrznie.